A l’heure du numérique, la messagerie électronique est un outil incontournable dans l’organisation de votre entreprise. Bien gérés, les emails font partie de votre stratégie marketing.
Dans cet article, je vous donne des conseils pour transformer votre boite mail en machine à booster votre activité.
Les chiffres clés des e-mails :
Dans le monde, plus de 4 milliards de personnes utilisent la messagerie électronique dont 42,2 millions rien qu’en France soit environ 60% de la population.
J’ai lu qu’en 2023, on consacrerait entre 30 à 50% de son temps de travail hebdomadaire sur cet outil de communication incontournable. Autrement dit, imaginons une semaine de travail de 35 heures, on passe au minimum 10 heures à traiter les courriers électroniques professionnels, sans compter les messageries instantanées. C’est énorme, surtout si l’on ne récolte pas de bénéfices.
Environ 40 e-mails professionnels sont envoyés et 100 à 120 e-mails sont reçus par jour. Parmi eux, les spams, des newsletters jamais lues, des courriels inutiles…
Ce qui peut aussi préoccuper, c’est que ce chiffre ne cesse d’augmenter chaque année, et d’autant plus que le nombre de personnes travaillant à distance accroit. Même si les utilisateurs des réseaux sociaux sont plus nombreux, le mail reste un outil très utilisé et donc très important dans le fonctionnement d’une entreprise.
Les mails sont au cœur de votre relation client
Il est important de prendre en compte que la gestion des emails est une tâche majeure dans l’efficacité professionnelle et dans la stratégie commerciale. Elle se place au-delà de l’envoi et de la réception de courriels. Elle peut dissimuler une véritable stratégie d’optimisation de temps, de fidélisation de la clientèle et aussi être une source d’informations.
- Optimisation du temps : votre boite mail peut être votre alliée si elle est bien organisée et utilisée.
- Fidélisation de la clientèle : les mails offrent la possibilité de créer un lien direct et de confiance avec son client.
- Source d’informations : les courriels ont le pouvoir de détenir des informations importantes pour votre activité. Vous pouvez recueillir, analyser, formaliser les besoins des clients.
C’est aussi le moyen de communication qui peut vous permettre de promouvoir votre marque, votre produit, votre service auprès de vos contacts et d’élargir votre carnet d’adresse .
10 conseils pour gérer efficacement sa boite mail
Vous les traitez un à un, vous passez trop de temps sur cette tâche et la réception d’autre mail vous font perdre votre concentration. Vous avez l’impression d’être contre-productif, vous n’arrivez pas à consulter tous les mails et vous craignez de louper une opportunité. Je vous donne quelques bonnes pratiques à appliquer :
1- Limitez votre temps sur votre boite mail :
Planifiez des horaires et un temps dédiés par jour pour le traitement de vos messages. Intégrez ces créneaux dans votre agenda. Personnellement, je consulte mes mails 2 fois par jour :
- en début de journée → j’adapte mon planning en fonction des demandes si vraiment nécessaire.
- en fin d’après-midi → je vérifie si je n’ai pas oublié de répondre à des mails, je traite les demandes rapides pour ne pas encombrer ma boite et aussi pour libérer ma charge mentale
. J’organise mes prochaines journées.
2- Fermez votre messagerie et désactivez les notifications :
En cas d’urgence, l’utilisateur cherchera à vous joindre différemment. En fermant votre messagerie et en désactivant vos notifications (mail, réseaux sociaux…), vous ne serez plus interrompu et déconcentré à chaque réception de mail.
3- Triez et nettoyer votre boite mail :
Pour ne pas votre messagerie soit rapidement pleine et avec des messages non lus, faites du tir et des nettoyages régulièrement. Désabonnez-vous aux newsletters devenues inutiles, vérifier les spams, videz votre corbeille, supprimez ou archivez les mails traités. En plus d’y voir plus clair, vous faites un geste pour l’environnement en réduisant votre impact de pollution numérique.
4- Classez et priorisez les messages 
:
Organisez votre boite mail selon son objet, son importance et le temps estimé qu’il vous sera nécessaire pour le traiter et répondre. Il vous suffit de créer des dossiers ou des onglets. Configurer des règles pour des expéditeurs spécifiques ou importants pour vous.
5- Répondez immédiatement aux mails seulement pour ceux qui ne prennent pas de temps :
“Si ça prends moins de 2 minutes, faites-le tout de suite “. Cette règle est de David Allen – S’organiser pour réussir- que j’ai d’ailleurs toujours pratiquer.
6 – Soignez vos mails 
:
Rédigez simplement, avec des phrases courtes. Aérez votre texte. Soyez le plus clair et le plus complet possible pour éviter de recevoir un autre mail demandant des précisions.
Indiquez l’objet de votre message. En plus de vous faciliter la recherche d’un mail dans votre boite de réception, un objet accrocheur poussera le destinataire à ouvrir et lire votre courriel.
Insérer votre signature en bas de votre courrier. Elle est permet de bien vous identifier et de communiquer les informations de votre entreprise. Elle mentionne votre nom, prénom, nom entreprise, numéro Siret, le logo, adresse mail, numéro de téléphone. Vous pouvez y rajouter votre photo et les liens de votre site et de vos réseaux sociaux.
7 – Créez des modèles de courriels :
Des questions fréquentes reviennent. Pour gagner du temps, rédiger des modèles standards et types où il ne vous restera qu’à personnaliser le texte.
8- Relisez votre message 
:
Avant de cliquer sur envoyer, faites une relecture de votre texte pour vérifier les fautes d’orthographes et vérifier que vous répondez précisément à la demande. Attention aussi, à ne pas oublier la ou les pièces à joindre comme par exemple des devis !
9 – Créez un message d’absence :
Gardez contact avec vos interlocuteurs pendant vos absences est important mais ne veut pas dire répondre à leurs mails à l’instant T. Programmez des messages d’absences pour maintenir le lien avec vos contacts et pour éviter de recevoir des courriels de rappel. Précisez la date à laquelle vous prendrez connaissance du message, un délai de réponse. Vous pouvez télécharger gratuitement la notice pour créer des réponses automatiques.
10 -Le Lâcher-prise :
Il n’ y a jamais eu l’obligation de répondre à un mail dès sa réception. Il sont rarement très urgent. En cas d’urgence, l’utilisateur cherchera à vous joindre différemment. Gérez vos emails lorsque vous en avez décidé et non pas sans cesse toute la journée. Comme pour les absences, vous pouvez aussi créer une réponse automatique tel que : “Merci pour votre message. Je vous réponds rapidement”
Gardez aussi à l’esprit qu’il n’est pas obligatoire de répondre à tous les mails.
Si vous déléguiez cette mission :🚀
Vous avez appliqué ce type de règles, vous avez un mis une organisation en place ou vous avez une surcharge de travail temporaire, et vous vous sentez débordées. La gestion de votre boite mail est pour vous une véritable corvée?
Vous cherchez à organiser et optimiser votre boite mail. Vous aimeriez collecter les demandes des clients pour bien étudier les besoins, mais vous n’avez pas assez de temps ou de motivation ?
Avez-vous penser à externaliser cette mission auprès d’un prestataire de services aux entreprises comme une assistante indépendante ? Vous pouvez aussi me déléguer cette tâche en toute confiance pour une période déterminée.
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J’espère que vous avez appréciés mes conseils et qu’ils vous seront bénéfiques. Si vous avez des questions ou d’autres astuces, merci de les partagez en commentaires. 
